Hibrit toplantı teknik kontrol listesi

Hibrit toplantılar artık istisna değil, kural. Ancak salondaki katılımcılar ile çevrim içi katılımcıların aynı deneyimi yaşaması ciddi bir teknik planlama gerektirir. Otelimizdeki teknik ekibin her hibrit etkinlik öncesi uyguladığı kontrol listesini paylaşıyoruz.

İnternet

• Yayın için ayrılmış, katılımcı Wi-Fi’sından bağımsız kablolu hat (en az 20 Mbps upload)
• Yedek bağlantı (4.5G/5G yönlendirici)
• Yayın platformunun önceden test edilmesi

Ses

Hibrit toplantıların en sık sorunu sestir. Salondaki soru-cevap bölümü için dolaşan mikrofonlar kullanılmalı, çevrim içi katılımcıların sesi salona hoparlörlerle net verilmelidir. Yankı engelleme için ses masasında ayrı bir “yayın mix” çıkışı hazırlanır.

Görüntü

• En az iki kamera: konuşmacı yakın plan ve salon genel plan
• Sunum ekranının yayına doğrudan aktarımı (kamera ile ekran çekmek yerine)
• Konuşmacının yüzünü aydınlatan ön ışık

Moderasyon

Çevrim içi katılımcıların sorularını toplayan ve salona aktaran bir dijital moderatör belirleyin. Soru-cevap bölümlerinde sırayla salon ve çevrim içi sorular alınmalıdır.

Prova

Etkinlikten bir gün önce en az 60 dakikalık teknik prova yapın; konuşmacıların sunum dosyalarını önceden toplayın. Otelimizde hibrit yayın hizmeti alan tüm etkinliklerde teknik prova ücretsizdir.

Kayıt ve sonrası

Oturumları kaydedip etkinlik sonrası katılımcılarla paylaşmak, çevrim içi katılımcıların farklı saat dilimlerinden izleyebilmesini sağlar. Kayıtların saklama ve paylaşım izinlerini konuşmacılardan önceden almayı unutmayın.